Privacy Policy

LEXPERTA S.R.L. è iscritta nella Sezione B del Registro Unico degli Intermediari assicurativi e riassicurativi (RUI) al n. B000603973, dal 14/06/2018.

Al momento non è stato nominato un Responsabile della Protezione dei Dati (DPO). Qualora tale figura venga nominata, i relativi dati di contatto saranno pubblicati nella presente informativa.

• del sito internet LexDesk;
• della registrazione e autenticazione degli utenti;
• dell'area riservata Il mio LexDesk;
• del LexDesk Check;
• del Pronto Soccorso Legale;
• dei servizi di prevenzione, assistenza e difesa;
• della gestione delle coperture assicurative e dei documenti;
• delle convenzioni e dei contenuti riservati;
• della gestione dell'abbonamento;
• delle richieste di contatto e di appuntamento;
• delle comunicazioni di servizio;
• delle attività amministrative, contabili, assicurative e di sicurezza connesse al servizio.

L'informativa riguarda sia i dati forniti direttamente dall'utente sia, nei casi previsti, dati relativi a soggetti terzi contenuti nelle informazioni o nei documenti trasmessi a LexDesk.

Dati identificativi e anagrafici

quali nome, cognome, codice fiscale, data di nascita e titolo professionale.

Dati di contatto

quali indirizzo email, numero di telefono, PEC e altri recapiti eventualmente forniti.

Dati professionali

quali categoria professionale, professione, specializzazione, modalità di esercizio dell'attività, struttura presso cui viene svolta l'attività, iscrizione a Ordini o Albi e appartenenza a enti o convenzioni.

Dati relativi all'account e all'abbonamento

quali stato dell'account, origine dell'attivazione, data di attivazione, data di scadenza, stato del rinnovo e informazioni necessarie alla gestione dell'accesso a LexDesk.

Dati assicurativi

quali compagnie, polizze, garanzie, massimali, franchigie, scoperti, retroattività, postuma, esclusioni, scadenze, sinistri e ulteriori elementi utili all'analisi della posizione assicurativa.

Dati relativi alle richieste di assistenza

comprese informazioni riguardanti contestazioni, richieste di risarcimento, mediazioni, procedimenti disciplinari, comunicazioni giudiziarie, sinistri, problemi con compagnie assicurative, termini, scadenze, controparti e altre circostanze comunicate dall'utente.

Documenti e allegati

quali polizze, condizioni assicurative, atti, lettere, comunicazioni, documentazione relativa a sinistri o controversie e ulteriori documenti trasmessi per il servizio richiesto.

Dati tecnici e di sicurezza

quali indirizzo IP, informazioni sul browser e sul dispositivo, eventi di autenticazione, log essenziali, tentativi di accesso e ulteriori informazioni necessarie a garantire sicurezza e funzionamento della piattaforma.

Ciò può accadere, ad esempio, nell'ambito della gestione di una richiesta di risarcimento, di un sinistro di responsabilità professionale sanitaria, di una contestazione o di una pratica che contenga informazioni relative a pazienti, controparti o altri soggetti.

Il trattamento di tali dati avviene esclusivamente quando strettamente necessario rispetto alla finalità richiesta e quando ricorre una delle condizioni previste dall'art. 9, par. 2, GDPR, in particolare quando il trattamento è necessario per accertare, esercitare o difendere un diritto in sede giudiziaria o stragiudiziale, nonché negli ulteriori casi consentiti dalla normativa applicabile.

L'utente è invitato a trasmettere esclusivamente dati e documenti necessari alla richiesta, pertinenti rispetto al servizio e non eccedenti rispetto alle finalità perseguite.

Quando possibile, devono essere omessi, oscurati o resi non identificabili i dati riferiti a terzi che non siano necessari.

Prima dell'upload LexDesk può richiedere all'utente di dichiarare di essere legittimato alla trasmissione dei dati e dei documenti, anche quando riferiti a terzi.

Tale dichiarazione non costituisce un consenso prestato dal paziente o dal terzo, né sostituisce gli eventuali obblighi che competono all'utente in relazione ai dati che trasmette.

Tali dati sono trattati esclusivamente nei casi e nei limiti consentiti dall'art. 10 GDPR e dalla normativa nazionale applicabile, inclusi i casi nei quali il trattamento sia necessario per l'accertamento, l'esercizio o la difesa di un diritto.

Base giuridica: esecuzione del contratto o di misure precontrattuali richieste dall'interessato, art. 6, par. 1, lett. b), GDPR.

Il trattamento è necessario per verificare il diritto di accesso al servizio e determinarne la relativa durata.

Base giuridica: esecuzione del rapporto contrattuale, art. 6, par. 1, lett. b), GDPR.

Base giuridica: esecuzione del servizio richiesto, art. 6, par. 1, lett. b), GDPR.

Base giuridica: esecuzione del servizio richiesto, art. 6, par. 1, lett. b), GDPR; ove necessario, accertamento, esercizio o difesa di diritti.

Base giuridica: esecuzione del rapporto contrattuale e adempimento degli obblighi normativi applicabili, art. 6, par. 1, lett. b) e c), GDPR.

Base giuridica: esecuzione del contratto e adempimento di obblighi amministrativi, fiscali e contabili.

Base giuridica: esecuzione del rapporto contrattuale.

Base giuridica: legittimo interesse del Titolare e degli utenti alla sicurezza e integrità del servizio, art. 6, par. 1, lett. f), GDPR.

Base giuridica: obbligo legale o legittimo interesse alla tutela di un diritto, secondo il caso concreto.

Base giuridica: art. 6, par. 1, lett. c), GDPR.

Eventuali newsletter o comunicazioni commerciali non strettamente connesse al servizio saranno effettuate, quando richiesto dalla normativa, sulla base di uno specifico consenso o di altra idonea base giuridica.

L'utente può inoltre caricare polizze, condizioni di assicurazione e altri documenti.

I dati sono utilizzati per:

• esaminare la situazione rappresentata;
• verificare la coerenza delle coperture con l'attività dichiarata;
• individuare aspetti meritevoli di approfondimento;
• predisporre il relativo riscontro.

L'invio di una polizza sottoscritta tramite altro intermediario non comporta automaticamente alcuna comunicazione a tale intermediario o alla compagnia.

Le informazioni vengono utilizzate per analizzare la situazione rappresentata, individuare gli adempimenti eventualmente necessari, verificare le coperture interessate e fornire il supporto richiesto.

Qualora per la gestione sia necessario coinvolgere compagnie, intermediari, consulenti, professionisti o altri soggetti, i dati saranno comunicati esclusivamente nella misura necessaria alla gestione della specifica pratica.

I file possono essere sottoposti a controlli tecnici e di sicurezza prima di diventare disponibili alla pratica.

Gli upload possono pertanto transitare temporaneamente in un'area tecnica separata destinata alle verifiche di sicurezza.

Il cliente e gli utenti autorizzati accedono ai documenti tramite meccanismi di autenticazione e autorizzazione; eventuali collegamenti diretti ai file hanno durata limitata.

LexDesk non utilizza URL pubblici permanenti per rendere disponibili documenti riservati.

Le registrazioni o procedure di attivazione iniziate ma non completate possono essere eliminate trascorsi 30 giorni, salvo che la conservazione sia necessaria per ragioni di sicurezza o per la gestione di una richiesta dell'interessato.

I file caricati ma non collegati a una richiesta validamente presentata sono destinati alla cancellazione entro 48 ore, fatti salvi eventuali tempi tecnici strettamente necessari e le esigenze connesse alla sicurezza del sistema.

Gli allegati che svolgono esclusivamente una funzione operativa per la gestione della pratica sono conservati per la durata della stessa e, di regola, non oltre 60 giorni dalla sua chiusura.

La conservazione può essere prolungata qualora:

• la pratica richieda ulteriori attività;
• sussista un obbligo normativo di conservazione;
• il documento sia necessario per la tutela di un diritto;
• il documento costituisca parte della documentazione assicurativa soggetta a termini di conservazione specifici.

Dopo l'eliminazione fisica del file potranno essere mantenuti esclusivamente i metadati strettamente necessari a documentare l'esistenza del documento, il suo collegamento alla pratica e la data della sua eliminazione.

Quando un documento rientra nella documentazione che il distributore è tenuto a conservare ai sensi della normativa assicurativa, trova applicazione il relativo termine speciale.

Il Regolamento IVASS n. 40/2018 prevede che determinate documentazioni siano conservate per la durata del rapporto o per il maggior termine previsto dalla legge e, in ogni caso, per almeno cinque anni dalla cessazione del rapporto.

Pertanto tali documenti non sono soggetti alla cancellazione automatica a 60 giorni prevista per i semplici allegati operativi.

I dati e i documenti necessari per la gestione di controversie, sinistri, reclami o per l'accertamento, esercizio o difesa di diritti possono essere conservati per tutta la durata della relativa vicenda e successivamente per il periodo necessario alla tutela del Titolare o dell'interessato.

La documentazione soggetta a obblighi amministrativi, contabili o fiscali è conservata per il periodo previsto dalla normativa applicabile, normalmente fino a 10 anni.

Sono conservati per la durata del rapporto con LexDesk e successivamente per il periodo necessario all'adempimento degli obblighi normativi e alla tutela dei diritti connessi al rapporto.

Sono conservati per il tempo necessario alle finalità di sicurezza e prevenzione degli abusi e possono essere conservati più a lungo quando relativi a incidenti, tentativi di accesso illecito o altre anomalie che richiedano accertamenti.

Quando verranno attivate le funzionalità di pagamento elettronico, potrà essere utilizzato un prestatore specializzato, quale Stripe.

LEXPERTA non ha necessità di conservare i dati completi della carta di pagamento.

Potranno invece essere trattati e conservati dati quali:

• importo;
• data del pagamento;
• stato della transazione;
• identificativo della transazione;
• stato dell'eventuale rinnovo;
• informazioni amministrative e fiscali necessarie.

L'eventuale rinnovo automatico viene attivato soltanto su scelta dell'utente.

• conferme relative all'account;
• comunicazioni sull'attivazione;
• aggiornamenti sulle richieste;
• comunicazioni relative a LexDesk Check;
• comunicazioni relative al Pronto Soccorso Legale;
• avvisi riguardanti la scadenza o il rinnovo dell'abbonamento;
• comunicazioni di sicurezza.

Ove utilizzato, il servizio tecnico di invio email sarà fornito da un soggetto specializzato e regolato, quando necessario, mediante accordo ai sensi dell'art. 28 GDPR.

Quando tale funzionalità verrà attivata, l'utente sarà informato della presenza del servizio esterno e potrà consultare le relative informazioni sul trattamento dei dati.

Possono inoltre essere trattati, quando necessario, da fornitori che svolgono servizi per conto di LEXPERTA, tra cui:

• infrastruttura informatica e hosting;
• database;
• autenticazione;
• storage;
• sicurezza informatica;
• invio email;
• gestione dei pagamenti;
• assistenza tecnica;
• strumenti di prenotazione.

Tali soggetti operano, quando ne ricorrono i presupposti, quali responsabili del trattamento ai sensi dell'art. 28 GDPR.

Quando necessario alla gestione della pratica, i dati possono essere comunicati anche a:

• imprese di assicurazione;
• intermediari assicurativi;
• periti e fiduciari;
• avvocati e altri professionisti;
• consulenti tecnici e medico-legali;
• organismi di mediazione;
• Ordini professionali;
• autorità amministrative o giudiziarie;
• altri soggetti la cui partecipazione sia necessaria alla gestione del servizio richiesto.

I dati personali non sono diffusi.

Il progetto è predisposto su una regione europea e l'infrastruttura utilizzata per la produzione sarà configurata secondo le scelte tecniche e contrattuali adottate da LEXPERTA.

Per lo sviluppo e/o la pubblicazione dell'applicazione può essere utilizzata l'infrastruttura Lovable.

Eventuali ulteriori fornitori saranno selezionati e gestiti nel rispetto della normativa applicabile.

Quando un trattamento comporta un trasferimento verso un Paese terzo, LEXPERTA verifica la presenza di uno degli strumenti previsti dagli artt. 44 e seguenti GDPR, quali:

• decisione di adeguatezza;
• clausole contrattuali standard;
• eventuali framework riconosciuti dalla Commissione europea;
• ulteriori garanzie previste dalla normativa.

È possibile richiedere maggiori informazioni scrivendo a privacy@lexdesk.it.

• nei documenti caricati;
• nelle polizze;
• in richieste di risarcimento;
• in atti giudiziari;
• in documentazione assicurativa;
• nelle comunicazioni provenienti da compagnie o altri interlocutori della pratica.

In tali casi trova applicazione, quando dovuta, la disciplina dell'art. 14 GDPR.

Restano ferme le eccezioni previste dalla normativa, ad esempio nei casi in cui l'informazione dell'interessato risulti impossibile, richieda uno sforzo sproporzionato o ricorra altra specifica eccezione prevista dalla legge.

Il mancato conferimento può rendere impossibile fornire il servizio.

I campi indicati come facoltativi possono essere omessi senza impedire l'utilizzo delle altre funzionalità per le quali non siano necessari.

L'utente non deve trasmettere dati o documenti eccedenti rispetto alla richiesta.

Tra le misure previste rientrano, in funzione del servizio:

• autenticazione degli utenti;
• separazione dei ruoli e delle autorizzazioni;
• limitazione degli accessi;
• storage non pubblico;
• collegamenti temporanei ai documenti;
• controlli sui file caricati;
• separazione tra ambienti di sviluppo e produzione;
• registrazione degli eventi di sicurezza rilevanti;
• procedure di gestione delle anomalie e degli incidenti.

LexDesk non utilizza il contenuto delle pratiche o dei documenti per effettuare profilazione commerciale degli utenti.

Quando il trattamento si basa sul consenso, questo può essere revocato in qualsiasi momento.

La revoca non incide sulle comunicazioni strettamente necessarie alla gestione dell'account, delle pratiche o del rapporto contrattuale.

LEXPERTA non intende raccogliere consapevolmente attraverso LexDesk dati di minori quali utenti del servizio.

Resta possibile che informazioni relative a minori siano contenute incidentalmente in documenti pertinenti a una pratica; anche in tali casi trovano applicazione i principi di necessità e minimizzazione.

• accesso ai dati;
• rettifica;
• integrazione;
• cancellazione;
• limitazione del trattamento;
• opposizione;
• portabilità dei dati;
• revoca del consenso, quando il trattamento si basa sul consenso.

Le richieste possono essere inviate a:

LEXPERTA potrà richiedere le informazioni strettamente necessarie a verificare l'identità del richiedente.

Resta fermo il diritto di rivolgersi all'autorità giudiziaria competente.

Gli eventuali cookie o strumenti non strettamente necessari saranno utilizzati soltanto dopo aver acquisito il consenso dell'utente quando richiesto dalla normativa.

• modifiche normative;
• evoluzione dei servizi LexDesk;
• introduzione o sostituzione di fornitori;
• modifiche delle modalità di trattamento;
• introduzione di nuove funzionalità.

La versione aggiornata sarà pubblicata sul sito con indicazione della relativa data.

In presenza di modifiche sostanziali che incidano sui trattamenti effettuati nei confronti degli utenti registrati, LexDesk potrà fornire un'apposita comunicazione attraverso l'area personale o gli altri canali disponibili.